HET UBO-REGISTER

HET UBO-REGISTER

Ultimate Beneficial Owner

Welke verplichtingen worden wettelijk opgelegd?

Over welke uiteindelijke begunstigden gaat het?

Waarom wordt het UBO-register nuttig geacht?

Wat indien U nalaat niet, niet tijdig of onjuist te registreren?

Wat kan de accountant-belastingconsulent inzake het UBO-register voor U betekenen?

Wat dient U hoe dan ook concreet zelf (als uiterste minimum) te doen, zelfs al krijgt de accountant-belastingconsulent een mandaat?

Conclusie.

Inmiddels is het zogenaamde UBO-register (‘Ultimate Beneficial Owner’) waarvan reeds lang sprake was, ook daadwerkelijk toegankelijk voor mandaathouders. Dit register betreft een onderdeel van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

U was, o.m. als vennootschap, wettelijk verplicht voor 31 maart e.k. het nodige te doen tot registratie van uw UBO’s . Inmiddels is zeer recentelijk deze datum verschoven naar 30 september 2019.

Hierna volgt een bondige beschrijving van de verplichtingen aangaande dit UBO-register.

Welke verplichtingen worden wettelijk opgelegd?

De Wet voorziet in de verplichting (1) voor vennootschappen, vzw’s en stichtingen (ook internationale) om toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden en (2) voor bestuurders om binnen de maand gegevens over de uiteindelijke begunstigden elektronisch naar het UBO-register te sturen.

Over welke uiteindelijke begunstigden gaat het?

Het gaat het om drie soorten juridische entiteiten, namelijk vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen, trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts.  Het is hierbij zonder belang of de entiteit rechtspersoonlijkheid heeft of niet. Maatschappen vallen dus ook onder de UBO-verplichtingen.

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van vennootschappen

  1. De natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houdt/houden, met inbegrip van het houden van aandelen aan toonder; Een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan vijfentwintig procent van de stemrechten of van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap, geldt als een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het direct belang.
  2. De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bv. aandeelhoudersovereenkomst, het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen, vetorecht).
  3. De natuurlijke persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de bedoelde personen sub 1 en 2 als is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is, respectievelijk zijn.

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van (internationale) vzw’s en stichtingen:

  1. de leden van de raad van bestuur;
  2. de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
  4. de stichters van een stichting;
  5. de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van trusts, fiducieën en andere juridische constructies die daarmee vergelijkbaar zijn:

  1. de oprichter; 
  2. de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
  3. de eventuele protector;
  4. de begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is; 
  5. elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent.

Waarom wordt het UBO-register nuttig geacht?

Het register is een onderdeel van de in Europa gevoerde strijd tegen witwaspraktijken, fiscale fraude en terrorismefinanciering. Naast overheden en de fiscus hebben ook economische beroepsbeoefenaars, notarissen, advocaten en banken toegang. Ook burgers krijgen (weliswaar een beperkte) inzage in de data.

Wat indien U nalaat niet, niet tijdig of onjuist te registreren?

Bij niet-registratie loopt u als bestuurder of zaakvoerder van een informatieplichtige entiteit persoonlijk het risico op een boete tussen 250 en 50.000 euro. Ook als de gegevens of bewijsstukken onvolledig of onjuist zijn, riskeert u een financiële sanctie. Hier is natuurlijk het woord “persoonlijk” zeer belangrijk.

Wat kan de accountant-belastingconsulent inzake het UBO-register voor U betekenen?

U zal zelf kunnen vaststellen, dat deze bijkomende wettelijke verplichting wel degelijk een omslachtige verrichting uitmaakt.

Als informatieplichtige moet u een aantal basisgegevens van uw UBO’s opgeven zoals: naam, geboortedatum, nationaliteit en adres. Ook de ‘categorie’ van UBO, datum van het ontstaan als uiteindelijk begunstigde, de procentuele participatie in het kapitaal, de stemafspraken inzake het stemrecht of het rechtstreekse of onrechtstreeks beslissingsrecht, vetorechten enzovoort, maar ook de nodige stavingstukken waaruit dit alles mag blijken.

Zo U dit wenst zelf te doen, geeft U die gegevens dus ten laatste op 30 september 2019 door via MyMinFin [Ctrl-klik hier voor MyMinFin], waarna U met wat doorklikken in het UBO-register terechtkomt. Tevens vindt U daar ook een uitgebreide handleiding om dit tot een goed einde te brengen.

Indien U dat echter wenst, kan uw accountant of belastingconsulent deze taak voor U waarnemen. Daarvoor is het vereist dat er een geldige elektronische volmacht wordt verleend die tevens geldt voor de toekomstige aanpassingen.

Voor vele andere verrichtingen met de overheid, zoals BIZTAX, TAX-ON-WEB, BTW, werd wellicht vroeger reeds een elektronische volmacht verleend. Nu is dat dus ook wenselijk voor het UBO-register.

U onthoudt dat ondanks het verlenen van de elektronische volmachten, U tegelijkertijd steeds zelf de volle bevoegdheid behoudt. De volmachten zijn bovendien steeds herroepbaar.

Wat dient U hoe dan ook concreet zelf (als uiterste minimum) te doen, zelfs al krijgt de accountant-belastingconsulent een mandaat?

Sinds korte tijd is, zoals reeds aangehaald, de overheid klaar met de module voor de mandatarissen en is het dus mogelijk om de accountant-belastingconsulent een bijkomende elektronisch mandaat voor de UBO-verplichtingen te verlenen. Op die wijze kan deze dan de wettelijke verplichting die op uw vennootschap rust, tijdig opnemen.

De inschrijvingen in het UBO-register van uw vennootschap moet bovendien jaarlijks worden nagekeken weliswaar met de verplichting om elke wijziging van de UBO-gegevens binnen de maand mee te delen. Dit blijft hoe dan ook de aansprakelijkheid van de bestuurders/zaakvoerders van de vennootschappen.

Voor alle duidelijkheid: de cliënten van Accountancy Kava die onder deze wettelijke verplichting vallen worden individueel aangeschreven om zich, al dan niet met mandaat, tijdig in regel te stellen. Zij hoeven m.a.w. momenteel zelf niets te doen.

Conclusie

  1. HET UBO-REGISTER (Ultimate Beneficial Owner) is een onderdeel van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
  2. Het gaat om een wettelijke verplichting die ten laatste moet nageleefd worden op 30 september 2019. Het niet naleven heeft eventueel ernstige sancties tot gevolg;
  3. Buiten het oorspronkelijk inrichten ervan dient het minstens jaarlijks te worden nagekeken en desgevallend te worden aangepast;
  4. U kan als zaakvoerder of bestuurder aan iemand anders een mandaat verlenen om dit in uw naam en voor uw rekening waar te nemen;
  5. De cliënten van Accountancy Kava die onder deze wetgeving vallen, worden tijdig individueel begeleid bij de creatie van hun UBO-register.

Mochten er echter nog vragen zijn, aarzel dan zeker niet, wij staan voor U klaar!

Het Accountancy Kava-team