De fietsvergoeding anno 2022


De fietsvergoeding anno 2022

Mede door de coronacrisis is de verkoop van fietsen en deelfietsen sterk toegenomen.

Als werkgever kan een positief en duurzaam imago meespelen bij het aantrekkelijk positioneren van de onderneming.

Wat is precies een fietsvergoeding ?

De fietsvergoeding is een kilometervergoeding die de werkgever zowel aan zijn personeelsleden als aan zichzelf kan toekennen als ze hun woon-werkverplaatsingen geheel of gedeeltelijk met de fiets afleggen.

Het vrijgestelde voordeel van een bedrijfsfiets mag inderdaad gecumuleerd worden met de fietsvergoeding van 0,25 euro. Het is dus niet omdat de werkgever gratis bedrijfsfietsen ter beschikking stelt, dat hij ook niet nog een fietsvergoeding kan geven.

Is het een verplichte vergoeding?

Neen. Tenzij er reeds een verplichting bestaat zoals o.m. bij sectoriale overeenkomsten of een reeds bestaand gebruik binnen de onderneming, is het toekennen van een fietsvergoeding geen verplichting voor de werkgever. Het is dus een gunst.

Wie komt in aanmerking voor de fietsvergoeding?

Zowel de werknemers als de bestuurders komen in aanmerking.

Wat is het doel van de vergoeding?

Het tussenkomen in de kosten van de fietser heeft onder meer als doel om de gebruikers aan te zetten om meer de fiets te gebruiken. De voordelen hiervan zijn duidelijk: bijdrage aan het milieu, fileleed, gezondheid, enz.

Wat is het bedrag van de fietsvergoeding?

De werkgever geeft aan zijn werknemer in principe het bedrag dat hij wenst. Meestal beperkt de werkgever de vergoeding echter in functie van de fiscale mogelijkheden (zie verder). Dit zal dus in de meeste gevallen 25 eurocent (2022) per kilometer zijn.

Wat is het toepasselijke belastingregime?

Voor de werknemer

Het bedrag van de vergoeding dat vrijgesteld is van inkomstenbelasting (personenbelasting) is vanaf januari 2022 bepaald op 25 eurocent (0,25 €) per kilometer (art. 38, §1, eerste lid 14°, a WIB 1992).

Ieder bedrag boven deze 25 eurocent is wél een belastbaar inkomen voor de werknemer (net zoals het loon dat is) en dient aldus in de aangifte personenbelasting vermeld te worden.

U kan de fietsvergoeding nooit cumuleren met een ander vervoermiddel voor eenzelfde traject en dezelfde periode. U kan zich immers slechts met één vervoermiddel tegelijk verplaatsten. Wel kan U het gebruik van de fiets combineren met een ander vervoermiddel, bijvoorbeeld met de trein, de tram, de bus, los van het bestaan van een treinabonnement.

Regel is dus: de fietsvergoeding krijgt U voor de effectief gefietste afstanden.

Bovendien moet de werknemer nagaan in welke mate hij de fietsverplaatsingen in het kader van zijn woon-werkverkeer inbrengt als een bedrijfsuitgave Dit kan, zelfs al wordt de fietsvergoeding van de werkgever ontvangen. Het is natuurlijk dan wel vereist dat de werknemer opteert voor het bewijzen van zijn werkelijke bedrijfskosten in plaatst van de forfaitaire kostenaftrek.

Voor de werkgever

De fietsvergoeding kan als 100% aftrekbare bedrijfskost worden aangerekend op de belastbare basis van de werkgever (vennootschap of eenmanszaak).

Bovendien zijn er geen sociale werkgeversbijdragen verschuldigd op deze gelimiteerde toegekende fietsvergoeding.

Het gedeelte dat het vrijstelbaar bedrag overtreft (dus voor 2022: 0,25 €) wordt behandeld als loon.

Voor de werkgever zijn niet alleen de vergoedingen van 0,25 € voor 100% als kost aftrekbaar. De investering van de fiets en de specifieke infrastructuur (dus de fiets zelf, de set voor klein onderhoud, fietstassen, de accu, de specifieke fietsstalling...) zijn ook voor 100% aftrekbaar (dit was 2 jaar geleden nog 120%).

De accessoires zijn ook aan 100% aftrekbaar. De investering gaat echter niet meteen in kosten in het jaar van de besteding, maar moeten als investering worden geboekt en lineair afgeschreven worden op minstens 3 tot 5 jaar.

Indien de werkgever fietskledij ter beschikking stelt van de werknemer die met de fiets pendelt, dan vormt dit een belastbaar voordeel van alle aard voor de werknemer. Stelt de werkgever de werknemer daarentegen een fluohesje en/of een fietshelm ter beschikking, die ertoe moet(en) bijdragen dat de woon-werkverplaatsingen met de fiets in veilige omstandigheden kunnen verlopen, dan wordt dit beschouwd als een individualiseerbaar voordeel dat niet de aard van een werkelijke bezoldiging heeft en dat vrijgesteld is van belasting (artikel 38, §1, eerste lid, 11, b WIB).

Een forfaitaire fietsvergoeding kan dus niet van de vrijstelling genieten. Vaak wordt de dag van vandaag een “fietsengagement” ondertekend waarin de werknemer zich engageert om een bepaald percentage van het woon-werktraject per fiets af te leggen.

Wenst U fiscale zekerheid, hou dan wel een rittenadministratie bij, bijvoorbeeld gekoppeld aan een registratiesysteem van aanwezigheid.

Wat wordt verstaan onder “fiets”?

Het mag gaan om een gewone, elektrische al dan niet plooibare fiets, een racefiets.

Het begrip ‘fiets’, drie types:

- Het rijwiel:
Elk voertuig met 2 of meer wielen:

  • dat via pedalen of handgrepen met spierkracht wordt aangedreven
  • dat uitgerust is met een elektrische hulpmotor tot 250 W en geen ondersteuning meer biedt vanaf 25 km per uur
  • Volgende types vallen hieronder: klassieke fietsen, koersfietsen, mountainbikes, stadsfietsen, bakfietsen, aangepaste fietsen voor mindervaliden (3 wielen, aandrijving via handgrepen,...), plooibare fietsen, hybride fietsen, met of zonder elektrische aandrijving.

    Niet bedoeld zijn o.a.: steps, hoverboards, rolschaatsen, skateboards, monowheels, (elektrische) Segways. Dit zijn gemotoriseerde of niet gemotoriseerde voortbewegingstoestellen.

    - Het gemotoriseerd rijwiel:
    Elk twee-, drie- of vierwielig voertuig met pedalen:
  • uitgerust met een elektrische hulpaandrijving met als hoofddoel trapondersteuning waarvan de aandrijfkracht wordt onderbroken bij een voertuigsnelheid van maximum 25 km per uur, met uitsluiting van de hierboven vermelde rijwielen.

​Het nominaal continu maximumvermogen van de elektrische motor bedraagt ten hoogste 1 kW.

- De speed pedelec:
Elk tweewielig voertuig met pedalen (met uitsluiting van de gemotoriseerde rijwielen):

  • met een elektrische hulpaandrijving met als hoofddoel trapondersteuning waarvan de aandrijfkracht wordt onderbroken bij een voertuigsnelheid van maximum 45 km per uur.

Het nominaal continu maximumvermogen van de elektrische motor bedraagt ten hoogste 4 kW.

Opmerkingen
De gemotoriseerde rijwielen en speed pedelecs komen alleen in aanmerking voor de gunstige fiscale bepalingen als ze elektrisch worden aangedreven.

De rijwielen, gemotoriseerde rijwielen of speed pedelecs kunnen uitgerust zijn met een garageknop (ook wel Walk Assist, Park Assist, vertrekhulp, parkeerhulp, enz. genoemd), waardoor ze beperkt autonoom kunnen bewegen, om bijvoorbeeld gemakkelijker een helling te kunnen opwandelen met de fiets aan de hand.

Over welke fietsverplaatsingen gaat het precies?

Meestal stelt de werknemer een route voor aan de werkgever die een combinatie is van efficiëntie en veiligheid. Aangezien er geen wettelijke begrenzing is bepaald voor het aantal kilometers kan ervan uitgegaan worden dat de wetgever toelaat dat de “beste” (en daarom niet de kortste) weg wordt gekozen, natuurlijk steeds binnen het kader van het woon-werkverkeer.

De werkgever bepaalt het gedeelte dat hij wenst te vergoeden, maar kent meestal zowel de heen en de terugrit toe. Meerdere woon-werkverplaatsingen (bv. naar huis voor de lunch) kunnen ook vergoed worden.

Het is onbetwistbaar dat de werknemer slechts één fiscale vrijstelling kan verkrijgen voor eenzelfde traject op eenzelfde ogenblik.

Dit belet echter niet dat de fietsvergoeding (al dan niet geheel vrijgesteld) kan gecombineerd worden met de tussenkomst van de werkgever voor openbaar vervoer indien die werknemer zijn woon-werkverkeer combineert met fiets/ trein of fiets/tram. Ook is de combinatie van fiets/auto mogelijk.

De fiets van de bedrijfsleider (geen V.A.A.)

Niet alleen de fietsen aangekocht voor het personeel (de bedrijfsfiets), maar ook de fietsen aangekocht voor de bedrijfsleiders zelf zijn 100% aftrekbaar als beroepskost.

Zowel voor de werknemer als voor de bedrijfsleider geldt dat voor het privégebruik van de bedrijfsfiets geen enkel voordeel alle aard wordt aangerekend zoals dit wel het geval is voor het privégebruik van de bedrijfswagen. (zie verder bij overdracht van de fiets)

Het is niet nodig de fiets voor uw woon-werkverplaatsingen dagelijks te gebruiken. Het is voldoende dit regelmatig te doen. Ook voor U als bedrijfsleider geldt de verantwoording van de afgelegde kilometers.

Concreet voorbeeld

Uw werknemer Hélène woont op 15 km van de apotheek. Zij doet de afstand dagelijks meestal heen en terug met de fiets. U bent met de werknemer overeengekomen een km-vergoeding te betalen van 0,30 € per km. Alleen als de weersomstandigheden te slecht zijn, blijft de fiets op stal. Hélène had overigens al een bedrijfswagen in gebruik, maar als sociaal en milieubewust voelend apotheker heeft U bovendien uw werknemer een elektrische fiets aangeboden. U deed dit meteen ook voor Uzelf.

U kocht deze twee fietsen in 2022 aan voor 2.210,00 € per stuk. U schrijft de fietsen jaarlijks af over drie jaar aan 100% van de aankoopprijs. De jaarlijkse reële kostprijs per fiets voor de eerste drie jaar is dan 589,33 € (aan 20% VennB.). Daarna zijn er slechts de kosten van eventueel fietsonderhoud, stalling, eventueel verzekering enz.

In 2022 rijdt Hélène effectief 140 dagen op en neer met de fiets. Gedurende 90 werkdagen nam Hélène de bedrijfswagen. Ze ging dan meteen even langs het rusthuis.

Aldus rijd ze 140 dagen * (15 km * 2 H/T) = 4.200 km in 2022 als woon-werkverkeer met de fiets. Zij kreeg daarvoor 4.200 km * 0.30 €/km of 1.260,00 € per jaar vergoed.

Deze 1.260,00 € per jaar is vrijgesteld van iedere belasting en RSZ-bijdragen (2022) ten bedrage van 4.200 km * 0,25 €/km of 1.050,00 € en dus als belastbaar aan te geven in de personenbelasting voor het verschil zijnde 210,00 €.

Als werkgever zal U die 210,00 € als loon voor Hélène moeten aangeven en er ook de gepaste RSZ-bijdragen laten op afhouden. Meestal loopt dit via het sociaal secretariaat.

Hélène mag haar elektrische voor privédoeleinden aanwenden zonder belast te worden op een voordeel alle aard.

Noteer meteen dat Hélène ook de bedrijfswagen gebruikt wanneer de weersomstandigheden het fietsen beperken. Voor dit woon-werkverkeer (en ander privégebruik) van de bedrijfswagen zal Hélène natuurlijk wel op een voordeel alle aard belast worden volgens de specifieke autofiscaliteit.

Nog even bijkomend:

De vennootschap kan ook de fiets die ze heeft aangekocht en gratis ter beschikking stelde van de weknemer (art. 38, §1, eerste lid 14°, b WIB 1992) gratis aan haar werknemers overdragen. Alsdan is het voordeel alle aard waar de werknemer zal op belast worden gelijk aan de werkelijke waarde van de fiets op het tijdstip van die overdracht. Dit geldt zowel voor de directe belastingen als voor de RSZ.

Hetzelfde geldt voor de overname door een werknemer van een door de werkgever voorheen geleasede fiets. Het gaat wel degelijk om de werkelijke waarde in normale omstandigheden en niet de restwaarde.

Een eenvoudige conclusie:

Het is gezond, fiscaal interessant en milieubewust. Bovendien mag de afstand woon-werk die misschien moeilijk volledig met de fiets overbrugbaar is, niet afschrikken. Koop gerust die plooifiets en rij met de eigen wagen of uw bedrijfswagen 4,5 km naar de "park-and-ride" en fiets dan de laatste 5 km door de stad naar de apotheek, de invulling van het woon-werktraject is immers vrij.

Nu ook de speed pedelec in aanmerking komt voor de fiscaal interessante regeling schept dit ook weer extra mogelijkheden om misschien de wat langere afstanden te overbruggen.

Wenst U meer informatie in dit verband, aarzel niet en contacteer ons, wij helpen U verder!

Het accountancy Kava-team

Schrijf je ook in voor onze nieuwsbrief.

Op regelmatige tijdstippen publiceert Accountancy Kava een korte nieuwsbrief met actualiteiten, algemene interessante weetjes voor de apotheker of de medische- en paramedische beroepen in het algemeen.

Even geduld aub...

Oeps!

Er ging iets mis bij het verzenden. Probeer je even opnieuw?

Welkom!

Binnenkort krijg je onze nieuwsbrief in je bus.