1. Inleiding
Als accountantskantoor verwerkt Accountancy KAVA BV een breed scala aan gegevens, waaronder persoonsgegevens. Deze privacyverklaring heeft tot doel u te informeren over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking hebben op u als cliënt van ons kantoor, als vertegenwoordiger van een cliënt, of als derde partij betrokken bij de activiteiten van onze cliënten (zoals leveranciers, klanten of aandeelhouders).
2. Verantwoordelijke voor de verwerking
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Accountancy KAVA BV
Lange Leemstraat 187, 2018 Antwerpen
Ondernemingsnummer: 0475.831.322
Erkenningsnummer ITAA: 50.031.485
Directeur: Christophe Gouwy
Contact: christophe.gouwy@kava.be
3. Doeleinden en rechtsgronden van verwerking
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van:
- een wettelijke verplichting;
- de uitvoering van een overeenkomst;
- een gerechtvaardigd belang;
- of op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.
Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor:
- Toepassing van de Wet van 18 september 2017 ter voorkoming van witwassen;
- Uitvoering van boekhoudkundige en fiscale opdrachten;
- Naleving van fiscale, sociale of andere wettelijke verplichtingen;
- Uitvoering van contractuele relaties met klanten of leveranciers.
Zonder verwerking van deze gegevens is het niet mogelijk onze diensten uit te voeren.
4. Categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens
Wij kunnen volgende persoonsgegevens verwerken:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoon, e-mail
- Officiële documenten: kopie e-ID of paspoort, nationaal nummer
- Professionele gegevens: ondernemingsnummer, functie
- Gevoelige gegevens bij personenbelasting: medische gegevens, vakbondslidmaatschap, kinderen
De gegevens kunnen worden verstrekt door de betrokkene, door een derde (zoals de cliënt), of afkomstig zijn van publieke bronnen (KBO, Staatsblad, NBB).
5. Ontvangers en doorgifte
De gegevens worden uitsluitend gedeeld met:
- Interne medewerkers en gemachtigden van Accountancy KAVA BV;
- Externe dienstverleners (verwerkers) zoals:
- e-boekhoudsoftware en portalen
- Office 365
- externe experts (revisoren, notarissen, sociaal secretariaat)
- IT-partners zoals KAVA IT
Met al deze partijen worden verwerkersovereenkomsten gesloten. Gegevens kunnen ook worden gedeeld met bevoegde autoriteiten in het kader van wettelijke verplichtingen. Indien verwerking buiten de EER plaatsvindt, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG.
6. Beveiligingsmaatregelen
Accountancy KAVA BV past organisatorische en technische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal. Dit geldt ook voor onze verwerkers.
7. Bewaringstermijnen
7.1. Gegevens op basis van de Wet van 18 september 2017:
- Tot 10 jaar na einde van de zakelijke relatie (art. 60).
7.2. Andere gegevens:
- Volgens bewaartermijnen uit fiscale, boekhoudkundige en sociale wetgeving.
Na afloop van de bewaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij andere wetgeving een langere termijn voorschrijft.
8. Rechten van betrokkenen
8.1. Voor gegevens onder de Wet van 18 september 2017: U hebt geen recht op inzage, correctie of verwijdering (art. 65). U kunt zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit voor indirecte uitoefening van uw rechten.
8.2. Voor andere gegevens: U beschikt over:
- recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing;
- recht op beperking van verwerking;
- recht op bezwaar;
- recht op overdraagbaarheid.
U kunt hiervoor contact opnemen met: Christophe Gouwy – christophe.gouwy@kava.be
9. Datalekken
In geval van een inbreuk met risico voor uw rechten, zal dit gemeld worden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan u indien vereist.
10. Klachten
U kunt klacht indienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Cookies en websitegebruik
Indien onze website cookies gebruikt, wordt u hiervan geïnformeerd bij uw eerste bezoek. Voor meer info, raadpleeg onze cookieverklaring.