Eerder deze maand vond Pharmanology plaats, dé vakbeurs voor apothekers. Tijdens dit evenement deelde Christophe waardevolle inzichten over wat een moderne, digitale boekhouding is en wat je zelf als ondernemer uit kan halen. Kon je er niet bij zijn? Geen zorgen! We hebben de belangrijkste punten voor je samengevat. Of je nu apotheker bent of een andere zelfstandige ondernemer, dit onderwerp is relevanter dan ooit. Ontdek hoe digitale oplossingen jouw onderneming kunnen versterken.
Wat is een moderne, digitale boekhouding?
Als wij spreken over een digitale boekhouding, denken we aan platformen zoals yuki en hoe facturen daar in de bestandsformaten pdf, ubl en xml naartoe gestuurd worden. De technische uitleg gaan we jullie besparen, maar dit heeft wel als resultaat dat een opgeladen document onmiddellijk in de boekhouding terecht komt. Met behulp van herkenningsregels kunnen de facturen in veel gevallen ook meteen verwerkt worden.
Onze klanten zijn al bekend met de koppeling met de bank. Hierdoor komen de banktransacties met slechts één werkdag vertraging in de boekhouding. Ook hier bewijzen herkenningsregels hun nut en zorgen ervoor dat de meeste transacties meteen op de juiste plaats geboekt worden. Transacties waar nog geen document tegenover staat, springen er bovendien meteen uit.
Een digitale boekhouding maakt het ook mogelijk om koppelingen te leggen tussen andere applicaties. Zo zal dat ene bedrag op de bank identiek doorvloeien naar andere toepassingen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op fouten.
Nog kenmerkend voor een digitale boekhouding, is dat niet enkel de boekhouder toegang heeft tot de boekhouding, maar ook de ondernemer zelf. Facturen of betalingen kunnen heel eenvoudig opgezocht worden; een apart klassement bij de ondernemer zelf is eigenlijk niet meer nodig. Bovendien kunnen er veel meer documenten toegevoegd worden, denk maar aan contracten en aflossingstabellen. Het grootste voordeel is dat de ondernemer altijd zelf een actueel beeld heeft van de financiële situatie van zijn bedrijf.
Gewijzigde relatie met uw accountant
De tijd dat de boekhouder een doos met papieren documenten kreeg en die stapel handmatig moest overzetten naar de boekhouding ligt definitief achter ons. Voor sommige ondernemers voelt het scannen en dagelijks uploaden van facturen in een systeem als een extra taak. In plaats van facturen simpelweg op een stapel te leggen voor de boekhouder, moeten ze nu direct worden verwerkt. Toch is een vorm van klassement noodzakelijk, of het nu op papier is of digitaal, dus waarom dit niet ineens centraliseren? Denk maar aan de tijd die u bespaart als u kort nadien de factuur nogmaals wil opzoeken.
De verantwoordelijkheid voor de volledigheid van de boekhouding ligt nog uitdrukkelijker bij de ondernemer: wat niet opgeladen wordt, komt immers niet in de boekhouding. Uiteraard houdt de accountant de vinger aan de pols en kan hij sneller signaleren dat er een document ontbreekt bij een banktransactie, of een wederkerende maandelijkse betaling niet werd uitgevoerd. In een digitale boekhouding vallen deze zaken nu eenmaal beter op. Door kort op de bal te spelen is ook de zoektocht voor de ondernemer een stuk eenvoudiger.
Nu de accountant minder tijd hoeft te besteden aan operationele taken, kan hij zich richten op wat echt belangrijk is: de analyse van de cijfers en het bieden van ondersteuning. De boekhouding geeft vlotter een realistisch beeld, waardoor het gemakkelijker is voor de accountant om tussentijds conclusies te trekken en proactief bij te sturen.
Hoe kan een digitale boekhouding u helpen bij het maken van strategische keuzes?
Zoals eerder vermeld kan u als ondernemer zelf een blik werpen op uw cijfers. Ziet u iets waar u bedenkingen bij hebt? Dan kunt u dit bespreken met je boekhouder. De boekhouding wordt meer en meer een interactief proces.
Zelfs in de eenvoudigste vorm biedt yuki al een helder en gebruiksvriendelijk overzicht van uw boekhouding. We stellen vast dat al onze klanten met een korte uitleg goed van start zijn kunnen gaan. Voor wie meer functionaliteit wenst, zijn er verschillende uitbreidingen mogelijk. Een populaire optie is de betaallijstfunctie, waarmee alle te betalen facturen eenvoudig in één keer naar de bank kunnen worden opgeladen. Geen gedoe meer met individuele overschrijvingen.
Voor de echte meerwaardezoekers werken wij samen met Visionplanner. Een tool waarmee we gedetailleerde rapporteringen per periode (maand of kwartaal) opstellen voor onze klanten. Dit biedt diepgaand inzicht in de cijfers, waardoor strategische beslissingen nog gemakkelijker te nemen zijn. Bovendien is het mogelijk om met budgetteringen te werken voor nog meer controle en overzicht.
Extra mogelijkheden digitalisering
Als we een kijkje achter de schermen nemen, zien we dat een accountancykantoor meer gebruikt dan alleen boekhoudsoftware. Wij maken bijvoorbeeld ook gebruik van een pakket dat ons ondersteunt bij de jaarafsluiting. Dankzij de synchronisatie tussen deze systemen komen de cijfers in yuki exact overeen met die in de jaarrekening en later ook in alle verslagen.
We hebben ook een integratie gerealiseerd met uw documenten op MyMinFin en maken sinds enkele jaren gebruik van een online tool voor de personenbelasting. Deze tool verbetert de workflow en biedt een centraal punt voor het aanleveren van informatie, zowel voor de klant als voor de fiscus. Daarnaast zorgen verschillende integraties ervoor dat btw-aangiftes, vennootschapsbelasting en de neerlegging van de jaarrekening automatisch worden afgevinkt in onze workflow. Zo zorgen we ervoor dat geen enkel dossier over het hoofd wordt gezien.
Valkuilen
Een mooi verhaal, wat we tot nog toe verteld hebben. We zouden echter niet eerlijk zijn als we hier niet even enkele kanttekeningen bij maken. Zo hadden we het over herkenningsregels. Deze werken nog niet feilloos, waardoor een bedrag soms op een onverwachte plek terecht komt. Een grondige controle door onze medewerkers blijft dus noodzakelijk, wat betekent dat we nog maar weinig facturen zonder controle direct kunnen boeken.
Langs de kant van de ondernemer is het ook mogelijk dat er naar onvolledige cijfers gekeken wordt. De accountant moet nog bepaalde controles en rechtzettingen doen en ook technische boekingen zoals afschrijvingen, spreiding van kosten of correcte toewijzing aan de periode zijn misschien nog niet gebeurd. Baseer daarom belangrijke beslissingen dus nooit uitsluitend op wat u zelf ziet in de boekhouding, maar overleg steeds met de accountant om de juiste nuances te begrijpen. Vindt u dat lastig en wilt u toch geïnformeerd zijn, dan is Visionplanner een mooie oplossing. Die rapporten worden pas gedeeld na een validatie door een medewerker.
De toekomst
De digitalisering binnen de sector is op volle gang. Nieuwe toepassingen schieten als paddenstoelen uit de grond. Er zijn nog zoveel mogelijkheden, maar al die software brengen ook kosten met zich mee. Als accountancykantoor moeten we telkens zorgvuldig afwegen of een toepassing ons en u daadwerkelijk helpt. Bespaart het tijd? Vermindert het de kans op fouten? Is het voldoende geïntegreerd met onze huidige systemen?
Vanaf 2026 wordt e-invoicing via Peppol verplicht (we schreven hier een tijdje geleden uit een uitgebreid artikel over) Dit zal ook een grote, weliswaar positieve verandering teweegbrengen, maar waarschijnlijk met de nodige uitdagingen. De volledigheid van de boekhouding blijft ook dan een aandachtspunt want voor zaken zoals bonnetjes is er nog geen oplossing. Daarnaast kunnen de verschillende standaarden in de beginfase voor problemen zorgen. Toch zien we vooral de voordelen van deze evolutie en het potentieel dat het biedt. Het is een stroomversnelling die noodzakelijk bleek om sommige partijen aan te sporen te moderniseren.
Het doel is dat wij als accountants meer en meer ontlast worden van operationele taken, zodat er meer tijd vrij komt om bezig te zijn met dat wat echt telt: namelijk de dialoog met onze klanten en hun toekomstplannen.
