Het digitale voorschrift was ongetwijfeld een belangrijke mijlpaal voor de werking in de apotheek. Deze evolutie is er in belangrijke mate gekomen door een wijziging in het wettelijke kader. Op boekhoudkundig vlak staat er vanaf 2026 een even belangrijke wijziging voor de deur: dan gaan we volledig digitaal samenwerken. Dat is een grote stap in verdere professionalisering en helemaal niets om schrik van te hebben.
Peppol
PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’. Dat is een netwerk en standaard voor elektronische gegevensuitwisseling. Wat oorspronkelijk ontwikkeld werd als grensoverschrijdende e-facturatie binnen Europa, zal nu de standaard worden in business to business facturatie. In de praktijk zal je elke verkoopfactuur in UBL (Universal Business Language) kunnen verzenden: het standaard formaat voor elektronisch factureren. De software zal dit omzetten in een leesbare pdf in uw online boekhoudsoftware.
Je leest het goed!
Een gemaild pdf factuur is geen UBL factuur. Bij pdf facturen is er weinig standaardisatie buiten enkele verplichte vermeldingen die vaak nog random gespreid staan op het document. Pdf is voor mensen leesbaar, UBL voor computers.
Wat moet je zelf doen om klaar te zijn tegen 2026?
In principe niets, deze taak zal opgenomen worden door de softwarehuizen. Vaak is een wettelijk kader nodig om het spreekwoordelijk duwtje in de rug te geven aan de leveranciers. Het is dus misschien tijd om zowel de vraag te stellen aan je softwareleverancier hoe ze plannen tijdig klaar te geraken als aan je accountant. Is die software klaar voor UBL facturen?
Waarom een standaard invoeren?
Ook al doet de overheid dit deels uit opportunistische overwegingen (betere inning van btw-gelden), toch zitten er voor de ondernemer ook heel wat voordelen aan vast.
De boekhouding kan gekoppeld worden aan PEPPOL via een service provider zodat die boekhouding automatisch vollediger en de informatie ook juister zal zijn. De kans bestaat dat je geen papieren kopie meer zal krijgen van je factuur en dat je dus enkele gewoontes wat zal moeten bijsturen. We zullen hiervoor een unieke postbus nodig hebben. Het is belangrijk om goed na te denken over waar we deze zullen installeren.
Wat we binnen Accountancy KAVA fase één van de boekhouding (input documenten) noemen, zal vlotter verlopen. Er is minder kans op foute herkenning van pdf facturen of menselijke fouten. Je boekhouder kan daarnaast ook vlotter bijkomende diensten aanbieden zoals het faciliteren van betalingen of het opzoeken van documenten en periodieke rapporten over de evolutie. De betalingen van facturen kunnen in beide richtingen sneller gebeuren zodat het cashflow management ook vlotter gaat.
Dit betekent nog niet dat de boekhouding volledig automatisch zal verlopen, maar er zal wel een shift in ondersteuning mogelijk zijn. Nu is er vaak nog veel werk achter de schermen om de volledige boekhouding en de juiste cijfers te verkrijgen of om aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit zal in de toekomst vlotter lopen. Je zal je accountant (nog) meer als klankbord kunnen gebruiken om mee de financiële gezondheid van de onderneming te bewaken en de juiste keuzes te maken.
De deur staat open voor digitale tools die een meer geavanceerde data-analyse toelaten en inzetten op begrijpbare rapportage tools. Daarnaast zal de gegevensuitwisseling ook veiliger zijn dan het klassieke mailverkeer.
Gekke tijden?
Wat verwacht Accountancy KAVA van deze tijden? Dat is een goede vraag. In een markt van schaarste aan personeel en hoge softwarekosten merken wij dat vele ondernemers toch een paar honderd euro denken te kunnen besparen op hun boekhouder door die verdere digitalisering.
Is dat de echte inzet van de toekomst?
We horen constant verhalen van schaalvergroting bij apotheken. We praten dan omzetmatig over miljoenen bedrijven. Wat wint een miljoenen business door een besparing van 1000 EUR per jaar? In die optiek lijkt het ons logischer in te zetten op het maken van de juiste keuzes die de marge in positieve zin kunnen beïnvloeden. Of de juiste strategische beslissingen in de juiste volgorde nemen.
Als wij als accountant een positieve bijdrage kunnen leveren van 0,2 % bij een omzet van 1 miljoen euro hebben wij de mogelijke besparing al lang terugverdiend.
In die optiek lijkt het ons ook belangrijk dat elke klant even naar zijn strategie van de komende jaren kijkt, dit bespreekt met zijn accountant zodat die mee kan toezien op een positieve evolutie en de juiste keuzes kan maken.
Strategische keuzes voor jou en je accountant
Als accountantskantoor hebben wij onze missie en visie al lang afgestemd op de volgende stap in de digitalisering die nu met rasse schreden nadert. Dit betekent meer inzetten op mensen die kunnen communiceren. Het is eenvoudiger mensen techniek aan te leren dan ze te leren praten.
Daarnaast zijn wij met de eerste dossiers het verhaal na de boekhouding aan het verkennen en bezorgen we periodiek (trimestrieel) een tussentijdse rapportering. Regelmatig gaan we in gesprek (sparren we) met de klanten en helpen hen om gerichter keuzes te maken. Dit komt minder aan bod bij een jaarlijks gesprek, dat vaak een andere insteek heeft. Dit werk gebeurt aan een meerkost.
Wij merken bij deze dossiers dat dit positieve effecten heeft op het rendement of dat er bewuster omgesprongen wordt met de noodzaak van bepaalde kosten. Zo wordt de zogenaamde return on investment (ROI) positief.
Bij grotere klanten ontstaat ook spontaan de nood aan meer structuur, bijkomende ondersteunende diensten (betaalverkeer), feedback voor verbeteringen. Laat dat net nu de toekomst zijn waar PEPPOL een handje bij zal helpen. De focus wordt automatisch verlegd naar meer ondersteunende diensten.
Vandaag laten we het cijfer uit de boekhouding, in ons geval Yuki, al communiceren met de apotheeksoftware voor de jaarrekening, de verslagen en de fiscale aangifte. In de toekomst zal Yuki (of de boekhoudsoftware) ook spreken met de tools die je als ondernemer naar een hoger niveau kunnen tillen.
Vergeet echter niet dat de gemiddelde ondernemer ook graag heeft dat hij bijgestaan wordt door een accountant die hem begrijpt. Dat kan enkel door de juiste keuzes te maken en vooral door in dialoog te gaan met je accountant. Zo kan je zorgen dat je allebei klaar bent voor 2026.
Zelfs als je het gesprek met je boekhouder lastig vindt, is er niets tegen om vlotter info te kunnen terugvinden, feedback te krijgen over de evolutie op een begrijpbare manier, minder tijd te moeten steken in het betaalverkeer, je cashflow beter te kunnen opvolgen en zo veel meer.
Er zijn boeiende tijden op komst.
Mocht je verdere vragen hebben, aarzel niet en contacteer ons!