Als apotheker of medisch professional ligt je focus op je patiënten, je team en je voorraad. Maar heb je ook oog voor de financiële gezondheid van je onderneming? En weet je hoe je dit efficiënt kunt opvolgen?
Winst, cashflow en voorraadbeheer zijn geen louter boekhoudkundige begrippen – ze bepalen of jouw onderneming financieel gezond blijft. In dit artikel belichten we de belangrijkste financiële parameters en tonen we hoe een digitale boekhouding, met Peppol en een moderne accountant, je kan helpen om jouw apotheek of praktijk efficiënt te beheren.
Winst is niet altijd gelijk aan geld op de bank
Je doelstelling is winst maken. De winst is alles wat je verkoopt, dus je omzet, verminderd met je kosten die je hiervoor nodig had. Winst is wat je verdient op je product of dienst. Maar dat betekent niet dat het geld direct beschikbaar is. Wat je op papier verkoopt, moet ook effectief betaald worden. Soms gebeurt de betaling gelijk met de verkoop, maar in andere gevallen zitten er ook enkele weken tussen. Zo komt het dat het saldo op je bank niet noodzakelijk in lijn ligt met je winst.
Een hoog banksaldo lijkt geruststellend, maar zegt dus niet alles. Misschien moet je morgen nog een grote factuur betalen (bv. uitstel van betaling bij Roche), waardoor je saldo meteen daalt. Wat telt, is het volledige plaatje: de openstaande facturen die je nog moet betalen én het geld dat je nog moet ontvangen.
Let op: klanten betalen niet altijd op tijd. Hou daarom een buffer aan, zeker bij nieuwe klanten. Zo voorkom je dat je zelf in betalingsproblemen komt.
Begrijp je cashflow en voorkom verrassingen
Cashflow betekent simpelweg de beweging van geld in en uit je onderneming. Je ziet pas een effect op je cashflow als een klant daadwerkelijk betaalt, niet op het moment dat je een factuur opstelt. Er is dus een direct verband tussen de (beschikbare) cashflow en uw bankrekening.
Waarom is dit belangrijk? Stel dat je grote uitgaven hebt – bijvoorbeeld een factuur én de lonen van je personeel – maar een belangrijke klant betaalt pas volgende week. Dan kan je tijdelijk te weinig geld op je rekening hebben, zelfs als je winst maakt. Je kan in betalingsmoeilijkheden geraken en wanneer dit vaak gebeurt, kom je in problemen. Nalatigheidsinteresten stapelen zich op en voor je het weet zit je in een vicieuze cirkel. Door je cashflow goed op te volgen, voorkom je dit soort situaties.
Enkele tips:
- Stem betalingstermijnen van zowel leveranciers als van klanten op elkaar af.
- Zorg voor een actief debiteurenbeheer, waarbij je meteen actie onderneemt als een factuur onbetaald blijft.
- Voorzie op tijd een financiering op korte termijn wanneer je merkt dat je huidige cashflow ontoereikend zal zijn.
Voor grote investeringen (een nieuwe inrichting, een nieuwe robot, een modern kassysteem, …) is het slim om je toekomstige cashflow te bekijken. Soms is een lening de beste optie om grote uitgaven te spreiden. Je betaalt stelselmatig kleine bedragen, terwijl je anders een zeer grote schommeling op je bankrekening zou hebben.
Las je trouwens ook ons vorig artikel over voorafbetalingen? Daarin spraken we ook over hoe een financiering kan zorgen voor meer comfort op je bankrekening. Ook dit is cashflowbeheer.
Slim voorraadbeheer: balans tussen beschikbaarheid en kosten
Een goed gevulde apotheek is belangrijk, maar een té grote voorraad kan je cashflow onder druk zetten. Je hebt immers al betaald voor die producten, maar ontvangt er pas geld voor zodra ze verkocht worden. Je geld (cash) zit vast in de niet-verkochte voorraad. Misschien rekende je er wel op dat de voorraad verkocht werd op het moment dat je een grote uitgave moest doen, maar loopt dit in de praktijk toch niet zoals gepland. Daarnaast heb je risico op vervallen producten en een beperkte opslagruimte.
Een handige graadmeter is de ‘voorraadrotatie’: hoe vaak verkoop je je volledige voorraad per jaar? Bij apotheken ligt dit gemiddeld op zeven keer. Uiteraard is dit cijfer afhankelijk van het type apotheek en de omgeving en wil een lagere voorraadrotatie dan dit gemiddelde niet noodzakelijk zeggen dat het slecht loopt.
Sommige producten gaan veel sneller dan andere, dus het is slim om je voorraad per productcategorie te analyseren. Door dit cijfer regelmatig te bekijken, kun je efficiënter inkopen en je voorraad optimaliseren. Heb je een eerder hoge voorraad? Zorg dan dat je voldoende gefinancierd blijft.
Wat kan een verklaring zijn voor hoge voorraden?
- Onbeschikbare producten: je hebt de neiging om meer te anticiperen en te bufferen en dus meer op voorraad te nemen dan je oorspronkelijk van plan was.
- Kortingen: leveranciers gegeven vaak hogere kortingen bij grotere afnames.
Wat kan je er tegen doen?
Analyseer je voorraad per categorie of productie. De meeste softwaresystemen laten dit toe. Investeer naast de onbeschikbare producten enkel in de gamma’s die je een voldoende hoge korting opleveren. In andere gevallen is het misschien beter per vijf eenheden te kopen bij de groothandel.
Maximaliseer je winst: 5 extra tips
1. Belastingvoordelen en subsidies
Veel ondernemers zijn zich niet bewust van mogelijke belastingvoordelen, aftrekposten of subsidies waar ze recht op hebben. Denk aan investeringsaftrek voor digitale systemen, fiscale voordelen voor energiezuinige investeringen of subsidies voor opleiding en innovatie. Een accountant kan hierbij helpen om geen kansen te laten liggen.
2. Prijszetting en marges optimaliseren
Veel apothekers hanteren vaste prijzen zonder regelmatig te kijken of hun marges gezond zijn. Het is slim om periodiek je prijzen en inkoopvoorwaarden te evalueren. Kleine aanpassingen in je prijzen of kortingen bij bulkinkoop kunnen op jaarbasis een groot verschil maken in je winst.
3. Automatisering van facturatie en betalingen
Door automatische facturatie en betaalherinneringen in te stellen, vermijd je achterstallige betalingen en bespaar je tijd. Digitale systemen kunnen klanten zelfs laten betalen via QR-codes of automatische incasso’s, wat de cashflow versnelt.
4. Seizoensgebonden financiële planning
Sommige producten (zoals griepvaccins) verkopen in bepaalde periodes beter dan andere. Door je voorraadbeheer hierop af te stemmen, kun je beter inspelen op piekmomenten en dalperiodes zonder dat je cashflow in gevaar komt.
5. Cybersecurity en digitale veiligheid
Omdat steeds meer financiële gegevens digitaal worden verwerkt, is het belangrijk om te investeren in cybersecurity. Denk aan veilige back-ups, bescherming tegen phishing en sterke wachtwoorden. Dit voorkomt financiële schade en beschermt gevoelige gegevens van klanten.
Hoe een digitale boekhouding je leven makkelijker maakt
Een moderne, digitale boekhouding helpt je om zonder stress je financiële situatie op te volgen. Dit zijn de voordelen:
✅ Altijd up-to-date: Vanaf 2026 komen Belgische B2B-facturen automatisch in je boekhouding via Peppol. Je kan nu al zeer regelmatig opladen of aan je leverancier vragen om de facturen automatisch naar Yuki te laten sturen. Je banksaldo wordt gekoppeld en dagelijks bijgewerkt. Je hoeft hier zelf niets voor te doen. Met een minimale inspanning staat je boekhouding dus altijd op punt.
✅ Overzicht in één klik: Leer je boekhoudsoftware kennen en je ziet meteen welke facturen nog openstaan en hoe je cashflow evolueert.
✅ Betere opvolging en planning: Vergelijk eenvoudig cijfers over verschillende jaren om meer inzichten te krijgen. Wil je een opvolging in korte periodes, bijvoorbeeld elk kwartaal, praat dan met je accountant. Wij bieden oplossingen aan op tussentijds te rapporteren op basis van gevalideerde cijfers. Zo kunnen onze klanten indien gewenst nog sneller het effect van hun strategische beslissingen zien.
✅ Samenwerking met een proactieve accountant: Een digitale boekhouding is slechts zo sterk als de accountant die ermee werkt. Kies voor een accountant die vertrouwd is met digitale samenwerking en je proactief advies geeft, in plaats van achteraf enkel cijfers te rapporteren. Jouw accountant helpt je sneller ingrijpen bij dalende marges of cashflowproblemen.
Wil je meer grip op je financiën en rust in je hoofd? Overweeg dan een digitale boekhouding met een moderne accountant die je helpt om je onderneming financieel gezond te houden.