Veel apothekers gaan ervan uit dat hun digitale kassasoftware volstaat om te voldoen aan de btw-wetgeving. Dat is een misvatting. De Belgische wet eist een dagelijkse, onveranderlijke registratie van alle verkopen zonder factuur, in een dagontvangstenboek. Doorsnee apothekerssoftware Farmad, Corilus, Officinall en Pharmony) voldoet niet aan die vereisten. Deze software laat vaak achteraf nog wijzigingen toe, wat strijdig is met de integriteitsvereisten van de wet. Enkel erkende software (bijvoorbeeld Scrada) voldoet aan de wettelijke normen dankzij onuitwisbare inschrijvingen, blockchaintechnologie en cryptografische verificatie.
Aangezien er in de apothekerssector geen geregistreerde systemen bestaan, betekent dit dat de wettelijke verplichting nog steeds geldt: Dagelijks inschrijven van alle verkopen zonder factuur in een ingebonden dagontvangstenboek, opgesplitst per btw-tarief (0%, 6%, 12%, 21%).
Wat is een dagontvangstenboek?
Een dagontvangstenboek is een boek waarin alle verkopen zonder factuur dagelijks worden geregistreerd, ongeacht de betaalwijze (cash, kaart, overschrijving).
! Dit is niet hetzelfde als het kassaboek: het dagontvangstenboek registreert alle verkopen zonder factuur, ongeacht de betaalmethode. Een kassaboek registreert daarentegen alle cash ontvangsten en uitgaven.
Wat zegt de wet over het inschrijven van jouw dagontvangsten?
1. Dagelijkse inschrijving
- Alle verkopen waarvoor geen factuur is opgemaakt.
- Ook bij sluiting, ziekte of verlof: een nulontvangst moet worden ingeschreven.
- Inschrijvingen moeten zonder uitstel, chronologisch en per vestiging gebeuren.
2. Opsplitsing per btw-tarief
- Noteer per dag het totaalbedrag per tarief: 0%, 6%, 12%, 21%.
- Tarieven 0% en 12% komen zelden voor: controleer uw kassasysteem om fouten en navorderingen te vermijden. Raadpleeg uw boekhouder als u twijfelt aan het juiste btw-tarief.
3. Verkopen > €250 incl. btw
- Moeten afzonderlijk worden ingeschreven met omschrijving van de goederen.
- Globale inschrijving mag, mits kastickets met omschrijving worden bewaard.
4. Vormvereisten (papier of digitaal)
- Papier: ingebonden boek, vooraf genummerde bladen, onuitwisbare inkt.
- Digitaal: inschrijvingen mogen niet wijzigbaar zijn zonder spoor. Excel is niet toegestaan.
- Enkel erkende software zoals Scrada, en Billit is wettelijk conform.
Consistentie:
- Eén vestiging: volledig papier of volledig digitaal.
- Meerdere vestigingen: alle dagboeken op papier, alle digitaal, of een mix per vestiging.
5. Periode en afsluiting
- Het dagboek beslaat 12 maanden (boekjaar).
- Op het einde van elke btw-periode moeten de totalen per tarief worden ingeschreven. Alsook na 12 maanden.
- Bij digitaal dagboek start je een nieuw dagboek na 12 maanden. In bepaalde omstandigheden mag dit langer duren, maar de bewaartermijn start pas na afsluiting.
6. Correcties en integriteit
- Inschrijvingen:
- Zonder uitstel, chronologisch, geen witruimtes.
- Totalen van elk blad overdragen naar het volgende.
- Verbeteringen:
- Origineel moet leesbaar blijven (doorstrepen, niet wissen).
- Bij digitaal: correctie via nieuwe inschrijving met verwijzing naar oorspronkelijke datum en reden.
Voorbeeld correctie: Als een verkoop later een factuur krijgt, moet een negatieve inschrijving worden toegevoegd met verwijzing naar de oorspronkelijke datum en factuurnummer.
7. Bewijsstukken
- Alle inschrijvingen moeten gesteund zijn op gedateerde verantwoordingsdocumenten.
- Kastickets, ontvangstbewijzen, agenda’s (diensten) moeten beschikbaar zijn.
- Bewaartermijn: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de datum (Momenteel nog 10 jaar, maar in principe zal men dit in de nabije toekomst met retroactief ingaande repartiewetgeving terug aanpassen naar 7 jaar).
8. Centralisatieboek
- Verplicht bij meerdere vestigingen.
- Op het einde van elke btw-aangifteperiode en na één jaar: totalen per tarief inschrijven (over alle vestigingen heen).
- Verplicht digitaal bij te houden zodra één vestiging digitaal werkt.
9. Locatie en toegankelijkheid
- Dagboek en stukken moeten op de bedrijfszetel blijven tot 3 maanden na afsluiting. Daarna toegankelijk op fiscaal domicilie.
- Digitale boeken volgen dezelfde regeling
10. Controle door administratie
Ambtenaren mogen:
- gegevens op informatiedragers opvragen in leesbare vorm.
- kopieën eisen.
- informatiebewerkingen laten uitvoeren om juistheid en integriteit te controleren.
Papieren dagontvangstenboek en ingekleefde prints
De wet laat toe dat je dagelijkse prints uit kassasoftware gebruikt, mits:
- Ze worden ingekleefd in een ingebonden papieren dagontvangstenboek met vooraf genummerde pagina’s.
⚠ Aandachtspunt duurzaamheid
Deze methode is niet duurzaam:
- Papier en inkt kunnen vergaan, wat risico’s oplevert voor de bewaarplicht van 7 jaar.
- Het inplakken van prints is arbeidsintensief en foutgevoelig.
- Bij controle moet alles leesbaar en intact zijn.
Scrada – een digitale oplossing
Scrada is één van de digitale tools op de markt die volledig voldoet aan de wettelijke vereisten. Het is dus een volwaardig alternatief voor het papieren dagontvangstenboek.
Een bijkomend voordeel? In de betalende versie kan Scrada gekoppeld worden aan Billit, een platform dat door verschillende klanten wordt gebruikt voor het versturen van verkoopfacturen via PEPPOL. Meer informatie over Scrada vind je hier.
Risico’s bij niet-naleving van de wetgeving rondom het dagelijks inschrijven van dagontvangsten:
Wie de regels niet naleeft, riskeert:
- Boetes van €50 tot €5.000 per inbreuk.
- Fiscale problemen: de bewijskracht van de boekhouding komt in het gedrang.
Conclusie
Het dagontvangstenboek is voor apothekers een wettelijke verplichting, tenzij je uitsluitend werkt met verkoopfacturen of een erkend kassasysteem dat aan alle eisen inzake integriteit en leesbaarheid voldoet. De doorsnee apothekerssoftware is niet erkend, wat betekent dat je nog steeds een papieren dagontvangstenboek moet bijhouden – of overstappen op een erkende digitale oplossing, zoals Scrada. Veel apothekers zijn momenteel niet in regel. Neem actie, informeer je goed en zorg dat jouw registratie conform is.
Contacteer gerust je boekhouder als je met vragen hierover zit.