Vanaf 2025 verandert er heel wat in de manier waarop de btw wordt geregeld en opgevolgd. Denk aan aangepaste deadlines, nieuwe procedures voor terugbetalingen en strengere controles. Deze hervormingen – ook wel de vernieuwde “btw-ketting” genoemd – moeten het systeem duidelijker en efficiënter maken.
In dit overzicht leggen we de belangrijkste wijzigingen uit. Er valt heel wat over dit onderwerp te vertellen, maar we beperken ons tot wat voor jou relevant is.
1. Nieuwe deadlines voor btw-aangifte en betaling
Vanaf 1 januari 2025 gelden er nieuwe indienings- en betalingstermijnen:
- Kwartaalaangevers: je krijgt voortaan tot de 25ste van de maand na het kwartaal om je aangifte in te dienen én te betalen. Valt deze dag in een weekend of een feestdag, dan is het vanaf 1 oktober 2025 ook niet meer mogelijk om deze te verschuiven naar de eerstvolgende werkdag.
- Maandaangevers: de deadline blijft de 20ste van de maand na de aangifteperiode. Het blijft ook mogelijk om de deadline te verschuiven naar de eerstvolgende werkdag wanneer deze in een weekend of op een feestdag valt.
Wat wijzigt er voor onze klanten? Eigenlijk niets. Wij blijven werken zoals je van ons gewend bent, met dezelfde aanpak en timing. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over welk regime voor jou van toepassing is. We zorgen er nu al voor dat alle documenten tijdig worden aangeleverd – en met PEPPOL en e-invoicing wordt dat binnenkort nog eenvoudiger. De extra dagen in de nieuwe regels geven ons een buffer, mocht dat ooit nodig zijn.
Ook de vakantieregeling blijft in 2025 bestaan. Met andere woorden, dit jaar mag je in de zomer nog altijd wat extra tijd nemen voor jouw aangifte: de aangiftes van juni, juli en het tweede kwartaal mogen iets later ingediend worden. Let op: de betaling moet wél altijd op tijd gebeuren (dus tegen de 20e of de 25e van de maand)!
2. Verbeteringen na de deadline niet meer mogelijk
Je kan geen verbeterde btw-aangifte meer indienen nadat de officiële deadline is verstreken. Heb je toch een fout ontdekt? Dan moet je die corrigeren in de volgende aangifte. In de praktijk pasten we dit toch al op deze manier toe. Deze beslissing heeft dus ook weinig impact op onze gang van zaken.
3. Tijdslimiet voor het beantwoorden van vragen van de fiscus
Vanaf 2025 is er een duidelijke regel: als de btw-administratie je een vraag stelt over je aangifte, moet je binnen één maand antwoorden. Die termijn begint te lopen vanaf de derde werkdag nadat de brief of e-mail is verstuurd. In dringende situaties, zoals bij een controle, kan die termijn korter zijn, tot zelfs maar 10 dagen.
Vroeger was er geen vaste termijn voor zo’n antwoord, maar dat is nu veranderd. Heb je gegronde redenen waardoor je niet op tijd kan reageren? Dan kan je een verlenging vragen, maar je moet wel op tijd contact opnemen met de btw-administratie.
Ontvang je een vraag over je aangifte, stuur die dan zo snel mogelijk door naar je dossierbeheerder. Ook zij hebben tijd nodig om een goed antwoord op te stellen.
4. Strengere aanpak bij laattijdige aangiften
Dien je geen aangifte in binnen de 3 maanden? Dan maakt de fiscus zelf een vervangende aangifte op, gebaseerd op je hoogste btw-bedrag van het voorbije jaar (minimum €2.100). Je krijgt hiervan een aangetekende brief en dan heb je nog één maand tijd om jouw echte aangifte alsnog in te dienen. Daarna wordt de vervangende aangifte definitief en kan je alleen nog bezwaar indienen.
5. Nieuw boetebeleid bij fouten of laattijdigheid
Vanaf najaar 2025 wordt het boetesysteem strenger en concreter. Er komt een automatische sanctie bij niet-indiening of niet-betaling.
- Te late aangifte: €100 boete per maand, met een maximum van €500 per aangifte. Dit loopt samen met de procedure van de vervangende aangifte.
- Geen aangifte: boete van €500 tot €5.000, afhankelijk van het aantal eerdere overtredingen. Ook hier wordt een vervangende aangifte opgesteld.
- Laattijdige betaling: Boete tussen 5% en 15%, afhankelijk van hoe laat u bent en dit al vanaf de eerste dag na de betaaltermijn. Goed om te weten: wie meestal op tijd is, krijgt wat meer ruimte bij een éénmalige vergissing. Betaal je uiterlijk op de 10e dag van de volgende maand, dan wordt de boete mogelijk niet opgelegd – zolang de fiscus geen risico ziet.
Ook belangrijk: gebruik altijd de juiste gestructureerde mededeling bij betalingen. Verkeerde of ontbrekende mededelingen kunnen ook tot boetes leiden.
6. Nieuwe provisierekening voor btw
De klassieke ‘btw-rekening courant’ verdwijnt. In de plaats komt er een provisierekening, beheerd via MyMinfin. Hiermee kan je:
- Jouw saldo en terug te vragen btw opvolgen.
- Betalingen doen en tegoeden terugvragen.
- Schulden automatisch laten vereffenen, inclusief boeters en nalatigheidsinteresten.
Vanaf het najaar 2025 gebeurt alles via deze nieuwe provisierekening.
7. Veranderde teruggaafprocedure
Vanaf het najaar van 2025 verandert de manier waarop btw-tegoeden worden terugbetaald. Terugbetalingen gebeuren dan alleen nog via de btw-aangifte zelf of via de zogenoemde provisierekening.
Je kan enkel nog een terugbetaling vragen van het tegoed dat effectief in je ingediende btw-aangifte van die periode staat. Doe je dit niet, dan zal dit tegoed samen met de andere tegoeden uit het verleden automatisch op je provisierekening worden gezet. Dit na maximum 3 maanden (voor kwartaalaangevers) of 2 maanden (voor maandaangevers).
De terugbetalingen gaan wel sneller verlopen:
- Kwartaalaangevers: binnen 3 maanden.
- Maandaangevers: binnen 2 maanden.
Staat je tegoed op de provisierekening, dan kan je via MyMinfin een terugbetaling aanvragen. Het bedrag wordt dan binnen een maand op je bankrekening gestort.
Let op: er gelden voortaan strengere voorwaarden om een terugbetaling te krijgen:
- Alle btw-aangiften van de laatste 6 maanden moeten tijdig ingediend zijn.
- Het terug te vragen bedrag moet minstens €50 bedragen.
8. Nieuwe rekeningnummers
Vanaf 1 oktober 2025 veranderen de rekeningnummers voor btw-betalingen. Er komen twee nieuwe nummers: één voor gewone betalingen en één voor betalingen na opmaak van een uitvoerbare titel.
9. Nieuw: btw betalen via domiciliëring
Vanaf 2026 kan je er ook voor kiezen om btw automatisch te laten afhouden via domiciliëring. Dit is volledig optioneel, maar kan handig zijn om boetes door vergetelheid te vermijden.
Tot slot: samen op weg naar een vlotte btw-aangifte
De vernieuwde btw-ketting brengt heel wat veranderingen met zich mee. Een vlotte en correcte verwerking van je btw-aangiften is daardoor belangrijker dan ooit. Geen zorgen: wij staan achter onze klant om dit samen op te volgen.
Als boekhouder zorgen wij voor de tijdige indiening van je aangiftes en nemen we de nodige communicatie op ons. Maar om dit goed te kunnen doen, hebben we jouw hulp nodig. Tijdige en volledige aanlevering van documenten blijft essentieel voor een correcte verwerking.
Daarom onderstrepen we nogmaals het belang en de voordelen van een digitale boekhouding. Door gebruik te maken van slimme software en geautomatiseerde documentstromen, verloopt alles sneller, efficiënter én foutloos. Ook hier is een moderne manier van werken een groot voordeel.
Heb je vragen bij bovenstaand artikel? Of hulp nodig bij het optimaliseren van je digitale boekhouding? Neem gerust contact met ons op – we staan je graag te woord.