In dit artikel delen we een aantal belangrijke fiscale weetjes die u niet wil missen. We belichten zowel recente wijzigingen in de regelgeving als enkele nog van kracht zijnde fiscale bepalingen. Ook al bent u misschien al bekend met deze regels, het is altijd goed om ze weer eens onder de aandacht te brengen en zo handige inzichten te verwerven. Per onderwerp behandelen we de belangrijkste kenmerken. Voor meer gedetailleerde informatie of specifieke vragen verwijzen we naar de relevante instanties en onze eigen dienstverlening.
Terugbetaalde kosten en ficheplicht
Het is niet ongewoon dat een bedrijfsleider of een werknemer kosten maakt voor rekening van de vennootschap. Deze kosten worden vervolgens door de vennootschap terugbetaald en als aftrekbare kosten in de boekhouding opgenomen. Voor de bedrijfsleider of werknemer is deze terugbetaling echter niet belastbaar als inkomen. Met andere woorden, ze worden niet onderworpen worden aan sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing. Toch moeten deze terugbetaalde kosten met het exacte bedrag vermeld worden op de fiscale fiches 281.10 (inkomsten voor loontrekkenden) en 281.20 (bezoldigingen bedrijfsleider).
Deze ficheplicht is in het leven geroepen om beter te controleren of terugbetaalde kosten terecht zijn. Daarnaast helpt deze regeling te voorkomen dat kosten zowel forfaitair als op basis van een bewijsstuk worden terugbetaald. Het niet naleven van de ficheplicht kan leiden tot sancties, waaronder een administratieve boete.
We onderscheiden deze soorten terugbetalingen:
- De forfaitaire vergoedingen (vast):
- vastgesteld “overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen”
- die niet “overeenkomstige ernstige normen” vastgesteld zijn
- Niet-forfaitaire vergoedingen (variabel), vastgesteld op basis van bewijsstukken.
Wat de ernstige normen precies inhouden, is niet de regelgeving vastgelegd. Er bestaan wel enkele richtlijnen die gevolgd kunnen worden. Zo zijn de vergoedingen die de overheid zelf uitbetaalt aan de werknemers doorgaans aanvaard. Ook een stevig onderbouwd dossier of kosten die zijn aangetoond zijn door middel van verschillende studies vallen vaak binnen de acceptatie. Ten slotte zijn kosten die eerder werden goedgekeurd via een fiscale ruling ook veilig. Andere forfaitaire vergoedingen zullen beoordeeld worden als niet overeenkomstig ernstige normen.
De variabele vergoedingen op basis van een bewijsstuk lijken de meest waterdichte manier van terugbetalen. Maar dit houdt wel een extra administratieve opvolging in. Vaak worden deze bewijsstukken direct in de boekhouding opgenomen, waardoor ze soms over het hoofd worden gezien bij de loonadministratie. Als u regelmatig met dit soort terugbetalingen te maken hebt, is het verstandig om een duidelijke procedure op te stellen om de gemaakte en terugbetaalde onkosten bij te houden. Wees in alle gevallen aandachtig dat de gemaakte kost ook al niet verwerkt werd in een forfaitair systeem.
Het is nuttig om zoveel mogelijk kosten met de bankkaart of een tankkaart van de vennootschap te betalen. Op die manier moet u minder bewijsstukken te bewaren voor deze variabele kosten.
Er is één uitzondering op de ficheplicht: als een werknemer of bedrijfsleider een factuur op naam van de vennootschap betaalt en deze later wordt terugbetaald, dan hoeft de terugbetaling niet op de fiche vermeld te worden. Aangezien er geen andere uitzondering voorzien is in de wetgeving, betekent dit dus ook dat terugbetaalde kosten die via de rekening courant (dus betalingen van de vennootschap aan de zaakvoerder) of via een privé-bankkaart zijn betaald, wél onder de ficheplicht vallen. De manier van terugbetalen heeft dus geen invloed op de ficheplicht.
Huurcontracten en betaalde huur
In België is het verplicht om een huurcontract te laten registreren. Dit biedt zowel de huurder als de eigenaar bescherming van hun rechten. Door de registratie krijgt je huurcontract een “vaste datum”, wat belangrijk is voor juridische zekerheid.
Vanaf het aanslagjaar 2024 (inkomstenjaar 2023) moet er een extra bijlage worden toegevoegd aan de belastingaangifte als huurders hun huur willen aftrekken als kosten. Het gaat hier over het zogenaamde formulier 270MLH. Vennootschappen moeten dit altijd invullen, natuurlijke personen enkel wanneer ze daadwerkelijk de huurkosten willen aftrekken. Het formulier is bedoeld om de eigenaar van het gehuurde onroerend goed kenbaar te maken.
Deze verplichting geldt ook voor vergoedingen die betaald worden voor het gebruik van andere zakelijke rechten (erfpacht, opstal, vruchtgebruik, erfdienstbaarheid) en die fiscaal in mindering gebracht worden als beroepskost.
De huur zal niet aftrekbaar zijn als deze rapporteringsplicht niet nageleefd is. Enkel wanneer de huurvergoeding via een factuur wordt betaald, dan geldt deze verplichting niet.
Personenbelasting: Vrijstelling van roerende voorheffing op interesten
Op spaarrekeningen geldt een roerende voorheffing van 15% op de intresten. Maar voor de eerste €1.020 (inkomstenjaar 2024) geldt een vrijstelling van de roerende voorheffing. Het exacte spaarbedrag zal afhankelijk zijn van de gebruikte rente.
Dit plafond geldt per belastingplichtige. Bij een gemeenschappelijke spaarrekening heeft elke rekeninghouder recht op deze vrijstelling. Dit is dus niet enkel van toepassing als je gehuwd of wettelijk samenwonend bent, maar dan moet er wel een getuigschrift ingevuld worden.
Als u een spaarrekening heeft voor uw minderjarige kinderen, worden de intresten van die rekening ook bij uw eigen intresten worden opgeteld.
Met de huidige rentevoeten wordt de grens soms sneller dan verwacht bereikt. Als de bank vaststelt dat de grens bereikt wordt, dan zal er op alle intresten boven het grensbedrag wel roerende voorheffing worden ingehouden bij die bank. Zit uw spaargeld over meerdere banken verspreid, moet u zelf in de gaten houden of de grens overschreden is. In dat geval moet u de intresten dan ook nog aangeven in uw belastingaangifte, zodat u de roerende voorheffing kunt regelen. Controleer dit daarom goed voordat u uw belastingaangifte indient. Regelt een mandataris uw belastingaangifte, vergeet dan zeker niet te vermelden dat er mogelijk nog intresten aangegeven moeten worden als de vrijgestelde grens werd overschreden.