Artikel 1. Doel en Toepassingsgebied
Deze procedure is bedoeld om ernstige inbreuken op nationale of EU-wetgeving, interne regels of beroepsethiek binnen Accountancy KAVA tijdig en veilig te melden. Met deze policy wil Accountancy KAVA actief optreden tegen mogelijke onwettige, frauduleuze of andere niet-toegestane praktijken of handelingen binnen haar controle. De procedure garandeert een onafhankelijk en vertrouwelijk onderzoek en helpt belangenconflicten te vermijden.
Deze procedure legt geen meldingsplicht op, maar biedt medewerkers en derden de mogelijkheid om, met toepassing van wettelijke waarborgen volgens de Belgische wet van 28 november 2022 (vertaald uit de Europese Klokkenluidersrichtlijn 2019/1937), melding te doen van onregelmatigheden binnen de organisatie.
Artikel 2. Interne melding
Een medewerker of derde die meent dat er sprake is van een onregelmatigheid, kan een melding doen via onderstaande meldingspagina: Inbreuken (klokkenluiders) | KAVA
De klacht kan ook schriftelijk, mondeling of telefonisch gericht worden aan Christophe Gouwy, christophe.gouwy@kava.be, 03 280 15 55.
De melding wordt als volgt behandeld:
- Binnen 7 kalenderdagen bevestigt de zaakbehandelaar ontvangst bij de melder (indien bekend).
- Binnen maximaal 3 maanden volgt een eindbeslissing.
- Onderzoek is onafhankelijk en objectief. Inschakeling externe deskundigen (bv. juridisch of compliance) kan gebeuren.
- De identiteit van de melder en eventuele andere genoemde derden wordt beschermd.
- Melder wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang, in lijn met wettelijke transparantie.
Artikel 3. Externe melding
Wie geen interne melding wil doen, kan beroep doen op de federale coördinator of de bevoegde autoriteiten, ieder in het kader van hun respectieve opdracht.
De contactgegevens van de federale coördinator vindt u terug via https://www.federaalombudsman.be/nl/meldingsformulier
De melding kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. De melder kan om een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn vragen.
Het beheer van de meldingen is zo ingericht dat:
- de melder binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging krijgt toegestuurd ;
- een reactietermijn van max. drie maanden, of zes maanden wanneer naar behoren gerechtvaardigd, na de ontvangstbevestiging gewaarborgd wordt ;
- de personeelsleden aangewezen voor de behandeling van de meldingen specifiek worden opgeleid en zijn gehouden tot de geheimhoudingsplicht ;
Artikel 4 – Openbaarmaking
Een persoon die informatie openbaar maakt, komt in aanmerking voor bescherming onder de klokkenluiderswet indien één van de volgende voorwaarden vervuld is:
- Voorafgaande melding zonder resultaat
De persoon heeft eerst een interne en/of externe melding gedaan, maar er werden binnen de wettelijke termijn geen passende maatregelen genomen. - Gegronde redenen voor directe openbaarmaking
De persoon heeft redelijke gronden om aan te nemen dat:- De inbreuk een dreigend of reëel gevaar vormt voor het algemeen belang; of
- Bij een interne en/of externe melding een risico op represailles bestaat, of dat de inbreuk waarschijnlijk niet doeltreffend zal worden verholpen door bijzondere omstandigheden, zoals:
- Mogelijke vernietiging of achterhouding van bewijsmateriaal;
- Samenwerking van een autoriteit met de pleger van de inbreuk;
- Betrokkenheid van een autoriteit bij de inbreuk.
Uitzondering:
Deze bepaling geldt niet wanneer iemand rechtstreeks informatie aan de pers verstrekt op basis van specifieke wettelijke regels die de vrijheid van meningsuiting en informatie beschermen.
Artikel 5 – Verwerking van persoonsgegevens, geheimhouding en registratie
- Verwerkingsverantwoordelijke:
Binnen Accountancy KAVA is de heer Christophe Gouwy verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. - Minimale gegevensverwerking:
Enkel strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt om de wettelijk vereiste onderzoeken uit te voeren. Concreet betreft dit:- Gegevens van de melder (naam, voornaam, e-mail) indien niet anoniem;
- De inhoud van de klacht;
- Gegevens verbonden aan de klacht (zoals de aangeklaagde persoon en bewijsmateriaal).
Accountancy KAVA verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij noodzakelijk en dan met passende beveiliging en rechtsgrond. Alle verwerking gebeurt conform de AVG en de Belgische privacywet van 30 juli 2018.
- Geheimhouding van identiteit:
De identiteit van de melder mag niet worden bekendgemaakt aan anderen dan de bevoegde personeelsleden voor ontvangst en opvolging van meldingen, tenzij:- Dit wettelijk verplicht is in het kader van een onderzoek door autoriteiten of een gerechtelijke procedure;
- Het noodzakelijk en evenredig is om de rechten van verdediging te waarborgen.
In dat geval ontvangt de melder vooraf een schriftelijke toelichting.
- Registratie en bewaartermijn:
Accountancy KAVA houdt een register bij van alle meldingen. Meldingen met persoonsgegevens en ondersteunende informatie worden bewaard:- Minstens zolang de contractuele relatie met de melder loopt;
- Maximaal gedurende de wettelijke verjaringstermijn voor eventuele rechtsvorderingen.
- Rechten van betrokkenen:
Betrokkenen kunnen bij de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken indienen tot:- Toegang, rechtzetting, uitwissing van gegevens;
- Bezwaar tegen verwerking.
Daarnaast kunnen zij een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Artikel 6 – Beschermingsmaatregelen
Verbod op represailles
Elke vorm van represailles, inclusief dreiging en poging, is verboden. Dit omvat onder meer:
- Schorsing, ontslag of vergelijkbare maatregelen;
- Degradatie of weigering van promotie;
- Wijziging van taken, werkplaats, loon of werktijden;
- Ontzegging van opleiding;
- Negatieve evaluaties of referenties;
- Disciplinaire maatregelen of sancties (ook financieel);
- Dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
- Discriminatie of ongelijke behandeling;
- Niet-verlenging of vroegtijdige beëindiging van contracten;
- Reputatieschade (ook via sociale media) of financieel nadeel;
- Opname op zwarte lijsten binnen sectoren;
- Vroegtijdige beëindiging van leveringscontracten;
- Intrekking van licenties of vergunningen;
- Ongepaste medische of psychiatrische verwijzingen.
Elke beschermde persoon die meent slachtoffer te zijn van represailles, kan klacht indienen bij de federale coördinator.
Ondersteuningsmaatregelen
De melder heeft recht op:
- Kosteloze en onafhankelijke informatie en advies over beschikbare bescherming en procedures;
- Technisch advies bij autoriteiten;
- Rechtsbijstand;
- Psychologische, sociale en media-gerelateerde ondersteuning;
- Financiële bijstand in gerechtelijke procedures.
Het Federaal Instituut voor de bescherming en bevordering van de rechten van de mens ziet toe op de toepassing van deze maatregelen.