Van idee naar overname, altijd met de juiste ondersteuning
Ik was maar net een jaar afgestuurd, ondertussen al 6 jaar geleden, toen mijn nonkel al met de vraag kwam: ‘Elien, als ik op pensioen ga, zou je dan interesse hebben om de apotheek over te nemen?’ Zo is de bal aan het rollen gegaan. Ik ben toen gestart met de overnamecyclus bij KAVA te volgen. Daar kreeg ik de eerste inzichten in wat het vraagt om een apotheek over te nemen, de vragen die je jezelf moet stellen zoals welk type apotheek bij jou past. Tenslotte komt de grote vraag: is het haalbaar? Door de lessenreeks te volgen wist ik bij wie terecht kon en al snel vond er een eerste afspraak plaats met Accountancy KAVA en KAVA Connect. De eerste haalbaarheidsanalyse werd opgemaakt en de verkennende gesprekken met de bank vonden plaats.
Ik besliste om ervoor te gaan, maar omdat de overname niet voor meteen was, werkten we met een optieovereenkomst op de aandelen van de apotheek. Dit gaf zowel mij als koper als de verkoper meer zekerheid. Willy Tilmont van Accountancy KAVA zorgde voor de begeleiding van dit traject. Ik heb enorm veel te danken aan hem, zijn enthousiasme om toch nog een apotheek over te nemen in deze veranderlijke tijden, werkte enorm aanstekelijk. Het toont zeker ook aan hoe bij Accountancy KAVA iedere overname maatwerk is en er echt meegedacht wordt met de klant. Ik besliste toen om met Accountancy KAVA samen te werken over de ganse lijn en ik heb er zeker nog geen spijt van gehad, in tegendeel!
Toen in 2023 de overname concreter werd, werd de draad weer probleemloos opgepikt. We bekeken hoe ik het financieel het best kon aanpakken. Welke strategie gaan we volgen en wat de visie voor de komende jaren is. Een apotheek overnemen kost immers nog steeds heel veel geld, maar er kwam een plan dat de bank goedkeurde. Dit is een boodschap die ik zeker wil meegeven aan jonge collega’s die interesse hebben om een apotheek over te nemen: contacteer Accountancy KAVA zeker eens. Er zijn zoveel mogelijkheden om het (financieel) haalbaar te maken, zoals bijvoorbeeld een win-winlening. Als de wil er echt is, kom je al een heel eind! En door dan gebruik te maken van de expertise en ondersteuning van Accountancy KAVA, neem je een berekend risico. Voor Accountancy KAVA is niet alleen de onderneming belangrijk, maar ook de ondernemer zelf. Dat voel ik toch. Je merkt ook dat het vertrouwen geeft aan de bank als je vermeldt dat je samenwerkt met hen.
Toen in 2023 de concrete plannen en haalbaarheidsanalyse opgesteld werden voor de apotheekovername, werd er beslist om het pand nog niet aan te kopen, maar nog even te huren. Zo kon ik met een lagere financiële druk starten. Het toekomstperspectief ontstond om in de komende jaren het pand te kopen en als ik mag dromen zal er ook nog een grondige verbouwing plaatsvinden om de apotheek uit te breiden.
Tijdens de balansbespreking van mijn eerste boekjaar kwam dan ook al snel ter sprake of we met de apotheek ‘op schema zitten’ om het pand aan te kopen. Mijn dossierbeheerder Stefan heeft dan alles nog eens alles op een rijtje gezet en een extra haalbaarheidsanalyse gemaakt. Dat verliep allemaal erg snel en efficiënt omdat de cijfers al Yuki beschikbaar waren. Ik besliste om het pand aan te kopen. Accountancy KAVA hielp me de verschillende opties afwegen, en we kozen samen de beste aanpak. Het contact met de bank en notaris verliep ook zonder problemen via hen, en enkele maanden later was de aankoop rond.
De digitale boekhouding als directe lijn met mijn dossierbeheerder
Sinds ik op 1 januari 2024 de apotheek overnam, ben ik meteen gestart met een digitale boekhouding via Yuki. Ook al kan ik het niet echt vergelijken met hoe het anders zou zijn, deze manier van werken heeft mijn dagelijkse werking als ondernemer op veel vlakken ongetwijfeld vereenvoudigd en versneld.
Eén van de grootste voordelen van digitaal samenwerken is de directe betrokkenheid van de boekhouder. Je kan vrijwel ad hoc bespreken wat je aanlevert, de communicatie verloopt vlot, en je kan tegelijkertijd dezelfde informatie raadplegen. Als er iets ontbreekt, wordt dat snel gesignaleerd. Dit zorgt ervoor dat je korter op de bal kan spelen. Via de Yuki-app kan ik meteen aankoopbonnetjes aanleveren, waardoor ik het later niet meer moet zoeken en ze meteen verwerkt worden in de boekhouding. De tijdswinst die hiermee gepaard gaat, komt zowel mijn zaak als mijn privéleven ten goede.
Leveranciers sturen hun facturen tegenwoordig bijna uitsluitend digitaal door, wat maakt dat ik ze eenvoudig naar Yuki kan doorsturen of het Yuki-adres rechtstreeks kan meegeven. Betalingen volg ik nadien gemakkelijk op via de betaallijst. Deze werkwijze vermindert de tijd die ik spendeer aan boekhouding. Dankzij het digitale archief vind ik ook moeiteloos oude facturen terug. Hierdoor is de hoeveelheid boekhouding die je moet bijhouden (op papier) heel beperkt en heb je minder plaats nodig om alles te bewaren.
Ook rapporten uit mijn apotheeksoftware, zoals de inventaris, kan ik meteen mailen naar Yuki, waar ze dan verwerkt worden. Dit zorgt ervoor dat de resultaten snel opgevolgd kunnen worden. In de dagelijkse werking gebruik ik Yuki dus voornamelijk om facturen aan te leveren. Wekelijks bekijk ik de betaallijst en groepeer ik de betalingen. Regelmatig controleer ik of er nog openstaande facturen of ontbrekende documenten zijn.
Als beginnende ondernemer reken ik momenteel nog op het advies van mijn dossierbeheerder Stefan voor strategische beslissingen. Hij helpt me om de cijfers te interpreteren en gebruikt Yuki om cijfers te verduidelijken. Doordat je zoveel informatie beschikbaar hebt, kan je wel al een mooi overzicht opbouwen en trends volgen. Ik zie zeker het potentieel om Yuki in de toekomst meer te benutten voor langetermijnbeslissingen, op voorwaarde dat je er als ondernemer actief mee aan de slag wil gaan.
Een vlotte samenwerking, afgestemd op mijn noden
Ook de samenwerking met het kantoor van Accountancy KAVA zelf verloopt erg aangenaam. Ze werken vlot, vertrouwelijk en efficiënt. Wat ik het meeste waardeer, is dat ik één vertrouwd aanspreekpunt heb, die perfect op de hoogte is van mijn dossier. Toch voel je dat er achter de schermen een sterk team aan het werk is, dat elkaars expertise benut. Het is duidelijk dat Accountancy KAVA innovatief is en vooroploopt in digitale boekhouding. Zo waren zij bijvoorbeeld al vroeg voorbereid op de overstap naar PEPPOL, waardoor ik me daar als ondernemer nu geen zorgen meer over hoef te maken.
Wat Accountancy KAVA extra sterk maakt, is hun netwerk binnen de apothekerswereld. Als ze zelf niet kunnen helpen, is er altijd wel iemand waarnaar je doorverwezen wordt. Zeker als beginnend titularis voel ik mij gesteund, zowel in de dagelijkse werking als bij belangrijke beslissingen. Geen enkele vraag is te veel, en mijn dossierbeheerder Stefan verdient een pluim. Hij geeft directe feedback en houdt mee een oogje in het zeil. Zo bouw ik als ondernemer stap voor stap vertrouwen op.