Alles wat je wil weten over e-invoicing, PEPPOL voor de Belgische KMO’s en de link met de digitale boekhouding.
Wat is elektronische facturatie (e-invoicing)?
Elektronische facturatie is het digitaal aanmaken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd formaat, zonder tussenkomst van papier of handmatige verwerking. In tegenstelling tot een pdf die enkel visueel leesbaar is, bevat een elektronische factuur data die rechtstreeks door boekhoudsoftware gelezen en verwerkt kan worden.
In het geval van PEPPOL gaat het om een standaard XML-formaat dat compatibel is met systemen in heel Europa.
De voordelen van e-invoicing zijn:
- Snellere verwerking
- Minder fouten
- Automatische verwerking in de boekhouding
- Betere controle en opvolging
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen
Wat verandert er vanaf 1 januari 2026?
Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Vanaf 2028 geldt deze verplichting in heel Europa.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden toelaat om elektronische documenten, zoals facturen, veilig en efficiënt met elkaar uit te wisselen. Het systeem werkt zoals een postsysteem: je kan via verschillende platformen verzenden, maar ontvangt documenten slechts op één vaste bestemming.
Is PEPPOL veilig?
Ja, PEPPOL is een zeer veilig netwerk met strikte verificatieprocedures. Alleen erkende deelnemers (zoals CodaBox) mogen toegang krijgen tot het netwerk.
Wat is het verschil tussen een e-factuur en een pdf-factuur?
Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (meestal in XML-formaat) dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Een pdf-factuur is enkel leesbaar voor mensen, niet voor software. PEPPOL werkt uitsluitend met gestructureerde e-facturen.
Zorgt een elektronische aanlevering voor een automatische verwerking?
Helaas is het antwoord hierop “nee”. Beide staan los van elkaar.
PEPPOL zorgt voor de elektronische aanlevering van facturen. Met andere woorden, de manier waarop de factuur in de boekhouding terecht komt.
Achter deze factuur zit een codering, UBL genaamd. Deze codering wordt gebruikt om de factuur uit te lezen en te verwerken. De kwaliteit en opbouw van deze UBL zullen bepalen in hoeverre een factuur automatisch verwerkt kan worden.
Het is met andere woorden dus niet zo dat wanneer een factuur elektronisch aangeleverd wordt, deze ook automatisch volledig uitgelezen en geboekt kan worden. Wie weet brengt de toekomst nog meer structuur bij de UBL, maar voorlopig zal het verwerken van een factuur nog steeds in meer of mindere mate een tussenkomst van een medewerker vragen.
Kan ik nog facturen per e-mail ontvangen?
Zodra een leverancier via PEPPOL factureert, ontvang je de factuur automatisch in Yuki. Je hoeft dus geen e-mail met bijlage meer te krijgen of te verwerken. De bijhorende pdf is enkel informatief.
Wat als mijn leverancier nog geen PEPPOL gebruikt?
In dat geval blijf je de facturen van die leverancier gewoon ontvangen zoals voorheen (bijvoorbeeld via e-mail of post), totdat ook zij PEPPOL gebruiken.
Kan ik facturen terugvinden of raadplegen via PEPPOL?
De facturen komen automatisch in jouw boekhoudsoftware terecht (zoals Yuki), waar je ze kunt bekijken. PEPPOL is enkel het verzendkanaal, geen opslagplaats.
Is PEPPOL alleen voor facturen?
Nee, PEPPOL ondersteunt ook andere documenten zoals bestelbonnen, leveringsbonnen en creditnota’s. Maar voorlopig ligt de focus vooral op facturatie.
Moet ik mijn leveranciers informeren?
Nee, dit is niet nodig. Leveranciers die PEPPOL gebruiken, vinden jouw PEPPOL-adres (gekoppeld aan uw ondernemingsnummer) automatisch terug in het netwerk.
Waarom is de keuze van het platform belangrijk?
Omdat je aankoopfacturen via PEPPOL slechts op één plek kunt ontvangen. Het platform moet dus compatibel zijn met jouw boekhoudsoftware, gebruiksvriendelijk zijn en toekomstgericht werken.
Welk platform kiest Accountancy KAVA?
Na grondige evaluatie hebben wij gekozen voor Voila van CodaBox. Deze oplossing sluit perfect aan op onze huidige software en biedt flexibiliteit voor toekomstige evoluties.
Waarom Voila?
- Optimale integratie met boekhoudsoftware zoals Yuki
- Onafhankelijk van Yuki of andere programma’s
- Ervaring met digitale koppelingen (zoals CODA en SODA)
- Gebruiksgemak en stabiliteit, bewezen door succesvolle tests
Wat gebeurt er na de activatie?
Zodra het systeem actief is, worden alle facturen van Belgische leveranciers die PEPPOL gebruiken automatisch in Yuki ingeladen. Deze leveranciers hoeven jou dus geen aparte e-mails meer te sturen met facturen. Je ontvangt een pdf met een overzicht van een CodaBox/Voila, zodat je weet dat deze niet meer afzonderlijk moet worden doorgestuurd.
Ontvang ik nog een leesbare versie van mijn facturen?
Ja, naast de gestructureerde e-factuur ontvangt u ook een pdf-versie. Die maakt het mogelijk om de factuur als mens te begrijpen. Deze pdf komt van een andere afzender, zodat het duidelijk is dat je deze niet meer handmatig hoeft te uploaden naar Yuki.
Wat moet ik als klant van Accountancy KAVA doen om over te stappen?
Niets. Wij zorgen voor de technische en administratieve kant van de overstap. Eventueel moet je nog jouw e-mailadres bevestigen aan CodaBox. In dat geval ontvangt u een duidelijke e-mail met instructies.
Heeft deze overstap extra kosten als klant van Accountancy KAVA?
Nee, deze overstap brengt geen extra kosten of tariefverhogingen met zich mee.
Wat als ik als klant van Accountancy KAVA Voila niet wil gebruiken?
U kunt dit aan ons laten weten, maar we vragen u dit goed te motiveren. Bij een andere keuze ligt de verantwoordelijkheid voor correcte verwerking, volledigheid en eventuele extra kosten bij u.
Kan ik de aparte e-mails met pdf-facturen uitschakelen of op een ander adres ontvangen?
Ja, laat het ons weten als je geen aparte e-mails meer wil ontvangen, of als je een ander e-mailadres wenst te gebruiken.
Wat moet ik doen met mijn verkoopfacturen?
Voor je verkoopfacturen kan je met meerdere platformen werken. Je softwareleverancier kan je hier meer over vertellen. Ook met Yuki (in een betalende versie) kan je verkoopfacturen maken en op de markt zijn diverse andere alternatieven te vinden (bv Billit). We laten onze klanten vrij in de keuze omdat dit voor iedereen anders zal zijn. We volgen wel de plannen en acties van de belangrijke spelers en partners.
Wat is de visie van Accountancy KAVA op e-invoicing?
Wij zijn al jaren voorloper in digitaal boekhouden. We zien e-invoicing als een logische en positieve evolutie. Hoewel we beseffen dat de overgang niet zonder uitdagingen zal zijn, zijn we goed voorbereid om u optimaal te begeleiden.
Interessante links:
Lees ons artikel over hoe PEPPOL de ondernemer kan versterken
Lees meer over Voila op de site van Codabox